5 kỹ năng cần thiết giúp nhà lãnh đạo tổ chức cuộc họp hiệu quả

Họp hành là một trong những phần quan trọng nhất trong hoạt động của các tổ chức, là một người lãnh đạo, năng lực điều hành một cuộc họp hiệu quả là không thể thiếu. Ngoài ra, họp hành tiêu tốn rất nhiều thời của công ty. Là chủ doanh nghiệp, tất nhiên bạn không muốn mình bị lãng phí tiền bạc, thời gian quá nhiều vào họp hành mà không đem lại hiệu quả gì. Dưới đây là những kỹ năng cơ bản để điều hành cuộc họp hiệu quả.

Chuẩn bị trước các tài liệu và mục tiêu rõ ràng

Điều này rất quan trọng vì nếu bạn chuẩn bị và xác định mục tiêu tốt thì không những mang lại hiệu quả cao mà còn giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều. Mục tiêu họp cần xác định rõ ràng và cần được diễn đạt chính xác, ngắn gọn trong một câu. Xác định mục tiêu cuộc họp phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Nhà quản lý cần tìm hiểu mức độ chịu trách nhiệm của bản thân với những vấn đề sẽ đem ra họp.

Một cuộc họp có thể được tổ chức với một hoặc một vài mục tiêu nhất định. Để xác định được cụ thể mục tiêu của hoạt động cuộc họp, cần trả lời câu hỏi: Cuộc họp được tổ chức nhằm giải quyết những vấn đề gì? Mức độ cần thiết giải quyết và ý nghĩa của việc giải quyết những vấn đề đó cụ thể ra sao?

5-ky-nang-can-thiet-giup-nha-lanh-dao-chuc-cuoc-hop-hieu-qua-hinh-anh-1

Chuẩn bị và xác định mục tiêu tốt sẽ mang lại hiệu quả cao mà còn giúp tiết kiệm thời gian rất nhiều.

Nghiêm khắc về thời gian

Là người quản lý, bạn hãy bắt đầu đúng giờ, và từ chối trình bày lại những nội dung đã nêu trước đó khi có người khác đến trễ. Việc này có thể gây sốc cho nhiều người, nhưng nếu buổi họp thật sự quan trọng với họ thì lần sau chắc chắn họ sẽ cân nhắc việc đến đúng giờ. Bạn cũng có thể chốt cửa sau khoảng 5 phút để bắt đầu cuộc họp. Những người vào trễ không có lý do sẽ không được tham dự.

Khuyến khích mọi người thảo luận

Vũ khí quan trọng của những nhà quản lý giỏi là kỹ năng đặt câu hỏi. Bởi vì chính những câu hỏi là lý do dẫn dắt và khiến câu chuyện tiếp diễn, đồng thời thu hút đối tượng tham gia vào cuộc trò chuyện và thảo luận. Và đó cũng là cách mà nhà quản lý tìm kiếm thông tin, đặc biệt là những  thông tin mà họ còn chưa biết.

Để khuyến khích mọi người thảo luận, bạn cần nêu rõ câu hỏi hoặc luận điểm, sau đó mời mọi người cho ý kiến với sự dẫn dắt của bạn. Bạn cũng có thể chỉ định nếu thấy có ai đó rụt rè trong đám đông và bạn muốn nghe ý kiến của họ. Khi mọi người phát biểu, hãy viết lại tất cả những ý kiến đó. Cần có thái độ tích cực và động viên về những vấn đề mọi người phát biểu. Không nên ngắt quãng, đừng chỉ trích, đánh giá những gợi ý cho tới khi tất cả mọi người đã phát biểu và bản thân đã sẵn sàng đánh giá danh sách những ý tưởng đó và quyết định các bước tiếp theo cần thực hiện.

5-ky-nang-can-thiet-giup-nha-lanh-dao-chuc-cuoc-hop-hieu-qua-hinh-anh-2

Bạn nên khuyến khích mọi người phát biểu bằng cách đặt câu hỏi cho họ

Phân công trách nhiệm cụ thể

Nếu bạn đã đưa ra quyết định, hãy giao trách nhiệm cho các hành động cụ thể đã thỏa thuận và đặt thời hạn. Hãy nhớ rằng, thảo luận mà không có sự phân chia công việc rõ ràng thì đó chỉ là một cuộc trò chuyện. Hãy minh bạch về việc phân công ai sẽ làm gì và thời gian hoàn thành chúng.

Kết luận kết thúc cuộc họp

Sau khi trình bày hết các mục tiêu của bạn thì hãy đi đến kết luận kết thúc cuộc họp. Cần khái quát những nội dung, thông điệp đã được trình bày trong cuộc họp, trên cơ sở đó nêu ra cho người nghe những nội dung, thông điệp cần tiếp tục quan tâm trong thời gian tới, hoặc trong tương lai.

Một lời kết thúc lịch sự cũng tạo ấn tượng tốt cho người nghe. Khi thực hiện xong bài nói, dù rằng cuộc họp đó thành công hay không thì người trình bày cũng phải cảm ơn người nghe trước khi ra về và hứa hẹn sẽ liên lạc lại với họ khi họ có nhu cầu. Cần biết kết thúc đúng lúc.

Bình luận

Bài viết liên quan