4 mẹo khi viết email giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn

Email là một trong những hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi nhất cả trong và ngoài nơi làm việc. Với sự tiện lợi và hiệu quả của nó, bạn có thể sẽ sử dụng email trong bất kể vai trò hoặc ngành nghề nào. Nhất là đối với những công việc văn phòng, kinh doanh hoặc nhân sự. Cho nên, cách viết email cũng rất quan trọng vì điều này thể hiện bạn có chuyên nghiệp hay không. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn có thể soạn được email một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Xác định mục tiêu

Xác định mục tiêu là điều chắc chắn cần phải làm trước khi thực hiện một công việc gì đó, ngay cả viết email cũng vậy. Hãy tự hỏi bạn muốn người nhận làm gì sau khi đọc nó. Khi đã xác định mục đích của email, bạn có thể đảm bảo mọi thứ bạn đưa vào thư đều hỗ trợ cho hành động này. Ví dụ, nếu bạn muốn người nhận xem xét một báo cáo bạn đã đính kèm, hãy cho họ biết báo cáo đó là gì, tại sao bạn cần họ xem xét nó, loại phản hồi nào bạn cần và khi nào bạn cần hoàn thành nhiệm vụ.

4-meo-khi-viet-email-giup-ban-tro-nen-chuyen-nghiep-hon-hinh-anh-1

Khi đã xác định mục đích của email, bạn có thể đảm bảo mọi thứ bạn đưa vào thư đều hỗ trợ cho hành động này.

Xem xét đối tượng nhận mail

Khi bạn soạn email, hãy đảm bảo văn phong của bạn phù hợp với đối tượng được nhận. Chẳng hạn nếu bạn gửi email cho một giám đốc kinh doanh mà bạn chưa từng gặp, hãy sử dụng văn phong thật nghiêm túc và tôn trọng. Mặt khác, nếu bạn gửi email cho một đồng nghiệp mà bạn có mối quan hệ tốt, bạn có thể sử dụng một cách tiếp cận ít trang trọng hơn, thân thiện hơn.

Nội dung ngắn gọn và đầy đủ

Tùy trường hợp cụ thể mà một email có thể bao gồm nhiều thông tin, yêu cầu. Tuy nhiên, bạn phải nêu bật nội dung trọng tâm của email. Nếu không thì người nhận sẽ khó nắm bắt được nội dung chính mà bạn muốn nói đến. Bạn nên sử dụng các câu ngắn, đơn giản bằng cách loại bỏ các thông tin không liên quan và hạn chế đưa quá nhiều yêu cầu cùng một lúc, vì điều này sẽ khiến email của bạn dài dòng và khó đọc. Hãy chỉ đề cập tới những vấn đề chính bạn cần phải giải quyết và làm cho nó ngắn gọn nhất có thể.

4-meo-khi-viet-email-giup-ban-tro-nen-chuyen-nghiep-hon-hinh-anh-2

Hạn chế đưa quá nhiều yêu cầu cùng một lúc, vì điều này sẽ khiến email của bạn dài dòng và khó đọc.

Kiểm tra lại email trước khi gửi

Đừng quá hấp tấp mà gửi ngay sau khi bạn soạn xong email, có thể bạn sai sót một vài lỗi nhỏ nhưng điều đó sẽ làm giảm đi tính chuyên nghiệp của bạn. Hãy dành một chút thời gian để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và cú pháp. Ngoài ra, hãy kiểm tra kỹ những tệp đính kèm mà bạn đã đề cập trong tin nhắn của mình. Nếu đó là một email quan trọng, bạn có thể nhờ người giám sát trực tiếp hoặc một đồng nghiệp đáng tin cậy đọc qua nó trước khi gửi đi.

Để viết được một email chuyên nghiệp, làm nổi bật bản thân không hề khó. Miễn là bạn chú ý hơn trong cách trình bày, văn phong và tránh một số sai lầm như trên. Chúc bạn thành công trong sự nghiệp của mình!

Bình luận

Bài viết liên quan